Fortis Bank obniża budżetowanie i czas kontroli budżetowej o 80 procent

Współpraca Fortis Bank (obecnie BNP Paribas) i Euvic umożliwiła Bankowi wdrożenie rozwiązania Business Intelligence, które doprowadziło do skrócenia czasu procesu budżetowania i raportowania kosztów o 80 procent. Zapewniła także lepszą kontrolę nad budżetem poprzez centralizację przechowywania danych finansowych i tworzenia na ich podstawie analiz. Nowe rozwiązanie – oparte na Microsoft Excel i SQL Server 2000 Analysis Services, wykorzystujące licencje na oprogramowanie już posiadane przez Bank – było również najbardziej opłacalną inwestycją, która rozwiązała problemy firmy.

Klient

Fortis Bank został przejęty przez BNP Paribas Bank. W chwili nawiązania współpracy z Fild.NET (część grupy Euvic) był on jednak częścią grupy Fortis, która powstała w 1990 roku w wyniku fuzji największej belgijskiej firmy ubezpieczeniowej AG 1824 z holenderską grupą AMEV / VSB. Działalność Grupy na całym świecie obejmuje głównie dwa obszary: bankowość i ubezpieczenia.

W Polsce Grupa Fortis działa głównie poprzez Fortis Bank Polska SA (FBP), ale także poprzez Fortis Securities Poland SA (dawny polski dom maklerski) oraz nowo powstały Fortis Lease Sp. zoo. Bank zatrudnia prawie 1000 pracowników w 18 oddziałach w Polsce i ma swoją siedzibę w Warszawie.

Początki

Fortis Bank posiadał hurtownię danych obejmującą obszar dochodowości klientów i produktów w oparciu o technologie Oracle i Cognos od 2001 roku. W tym rozwiązaniu nie było jednak żadnej funkcjonalności, która automatyzowała i usprawniała analizę i budżetowanie kosztów. Bank rozwiązał problem, korzystając w dużej mierze z programu Microsoft Excel i poczty e-mail: ogromne ilości arkuszy zostały wysłane pocztą elektroniczną, a następnie zostały omówione i zweryfikowane. Cały proces był bardzo czasochłonny, a największym problemem były liczne wersje dokumentów, które krążyły wśród pracowników, ich zgodność i opóźnienia w przygotowaniu analizy.

Fortis Bank był partnerem Grupy Euvic w 2004 roku. Jego celem było zautomatyzowanie raportowania budżetu kosztowego (przejście z makropoleceń i poczty e-mail do wielowymiarowej bazy danych i przeglądarki internetowej) oraz usprawnienie procesu jego tworzenia. Współpraca zaowocowała stworzeniem Exceleratora®, rozwiązania obsługującego ponad 100 użytkowników.

Wyzwania

System rentowności klienta został wdrożony w Fortis Bank Polska w 2001 roku. Jego celem było, między innymi, dodawanie zestawień dochodów na różnych poziomach, w celu określenia rentowności kanałów dystrybucji i rentowności produktu. Niestety ten pomysł nie rozwiązał problemu budżetowania. W procesie budżetowania Excel był szeroko wykorzystywany – średnio rocznie wysyłano tysiące plików w różnych wersjach. O ile na początkowym etapie działania Banku takie rozwiązanie wydawało się skuteczne, to na późniejszym etapie zarówno zarządzanie procesem budżetowania, jak i jego wykorzystanie przez użytkowników stało się trudniejsze.

Głównym problemem było kontrolowanie zmian – zarówno w preliminarzu budżetowym, jak i w samym budżecie. Zmiany w strukturze rachunków lub w strukturze organizacyjnej spowodowały słabą dystrybucję do kont za pośrednictwem makropoleceń. Z kolei wiele wersji budżetu, wprowadzanie poprawek w ostatniej chwili i trudności z kontrolowaniem jednej, bieżącej wersji budżetu często powodowały dublowanie pracy i jej przedłużanie. Cały proces generował nadmierne koszty administracyjne i utrudniał Bankowi precyzyjną kontrolę kosztów i budżetów.W wyniku tej sytuacji Bank zaczął poszukiwać pomysłu, który mógłby rozwiązać problem w najprostszy, ale najskuteczniejszy sposób. Bank rozważał kilka systemów od różnych dostawców, ale wydawało się naturalnym krokiem, aby rozszerzyć  wykorzystanie technologii, która była podstawą aktualnej bazy danych banku – Oracle lub Cognos. Niestety koszty związane z zakupem dodatkowych licencji i wdrożenia były znacznie wyższe niż w przypadku rozwiązań opartych wyłącznie na technologiach Microsoft.

Podczas analizy zauważono kilka istotnych elementów istniejącej sytuacji.

  • Pracownikom spodobał się ekran Microsoft Excel. Okazało się, że problemem nie były analityczne możliwości oprogramowania i prezentacja danych, ale przetwarzanie danych. Aby go poprawić, w nowym rozwiązaniu wykorzystano bazę danych Microsoft SQL Server z wielowymiarowymi usługami Analysis Services, dla których Microsoft Excel był naturalnie odpowiedni jako przeglądarka danych.
  • Pracownicy byli zaznajomieni z przeglądarką, więc pobieranie pliku z intranetu nie powinno być czasochłonne – w przeciwieństwie do znalezienia następnej wersji budżetu w stosie wiadomości e-mail. Fortis Bank Polska uzyskał już licencje niezbędne do wdrożenia całego rozwiązania.

Rozwiązanie

Rozwiązanie jest oparte na Microsoft SQL 2000 Server z usługami Analysis Services jako miejscem, w którym zapisywane są wszystkie używane reguły biznesowe, makra, funkcje i szacunki budżetowe. Dane docierają do bazy danych z dwóch źródeł: dane wdrożeniowe są dostarczane przez systemy transakcyjne Banku za pomocą odpowiednio przygotowanych plików, podczas gdy planowane dane są wprowadzane i edytowane ręcznie przez upoważnionych pracowników. Interfejs użytkownika to Microsoft Excel, który komunikuje się bezpośrednio z bazą danych. Dzięki temu dane są bardziej spójne, zawsze aktualne, eliminują problemy e-mail’owe i  stale zmieniających się wersji.

System dostępu wykorzystuje aktywny katalog (Active Directory, AD) jako źródło informacji o prawach indywidualnych pracowników do konkretnych danych i raportów. Dzięki tej strukturze każdy pracownik może zobaczyć tylko swoje dane i praca grupowa jest szybsza. Dane w systemie są dostępne dla użytkowników w formie tabeli przestawnej, więc możliwe jest generowanie raportów w dowolnym formacie na podstawie dostępnych pól.

Najważniejsze fazy projektu wdrożeniowego obejmowały opracowanie koncepcyjne i testowanie rozwiązania. Faza rozwoju koncepcyjnego wyznaczyła cały kształt rozwiązania. Z tego powodu Fortis Bank Polska i Grupa Euvic poświęcili temu etapowi stosunkowo dużo czasu. Spowodowało to relatywnie krótki czas potrzebny do stworzenia rozwiązania dzięki ustalonej logice systemu i określonym regułom biznesowym. Etap testowania i przystosowywanie systemu był drugim najważniejszym elementem projektu wdrożeniowego. Przełożyło się to na jakość rozwiązania, które umożliwiło Bankowi opracowanie budżetu na rok 2005 z wykorzystaniem nowego narzędzia.

Wdrożenie zostało zakończone w ciągu kilku miesięcy, udostępniając zintegrowany system raportowania i budżetowania z wykorzystaniem analityki, obsługujący ponad 100 użytkowników w całym Banku

Korzyści biznesowe

Usprawniona efektywność działań operacyjnych banku

Rozwiązanie usprawniło efektywność działań operacyjnych banku (np. skróciło czas obsługi raportów i budżetowania kosztów o 80%) i pozwoliło utrzymać niektóre wskaźniki finansowe na pożądanym poziomie, unikając znacznych nakładów kapitałowych na nowe rozwiązania informatyczne. W kontekście planów dalszego rozwoju banku korzystne są rozwiązania maksymalizujące dostępne zasoby.

Lepsza kontrola wskaźników finansowych

Ze względu na scentralizowany proces zbierania informacji kontrolnych, uzyskane dane mają lepszą jakość niż wcześniej, co umożliwia pracownikom podejmowanie lepszych decyzji. Jest to związane głównie z faktem, że automatyzując niektóre powtarzające się elementy procesu, błędy ludzkie zostały w znacznym stopniu wyeliminowane.

Ponadto wprowadzenie uprawnień dostępu do niektórych grup danych zwiększyło przejrzystość odpowiedzialności za jakość danych. Jednocześnie usunięto ryzyko błędnych danych wprowadzanych w niewłaściwym miejscu lub przez nieautoryzowany personel.

Rozwiązanie umożliwia także szybsze i dokładniejsze obliczanie wskaźników finansowych. Po wprowadzeniu przywilejów dostępu wielu użytkowników może pracować nad budżetem, a zaraz po wprowadzeniu danych są one dostępne do analizy. Umożliwia to znacznie szybszą analizę “co-jeśli” lub przygotowanie np. forecastu dla kolejnych okresów opartych na danych dotyczących wykonania budżetu. W tej sytuacji potrzeby informacyjne zarządu są zaspokajane w znacznie większym stopniu.

Najbardziej ekonomiczny system, aby rozwiązać problem

Zastanawiając się nad wyborem najlepszego rozwiązania budżetowego, Fortis Bank stanął w obliczu alternatywy: zakup systemu z gotową logiką biznesową (dla kontroli), który następnie zostałby przystosowany do potrzeb Banku lub wybranie partnera technologicznego, który wdrożyłby istniejące bankowe reguły biznesowe do  nowego systemu.

Fortis Bank zdecydował się na rozwój własnego systemu ze względu na kilka czynników, z których najważniejsze to:

  • Znajomość Microsoft Excel wśród pracowników Banku – w tym nie tylko umiejętność poruszania się po oprogramowaniu, ale także praktycznie minimalne koszty szkolenia użytkowników, minimalne koszty utrzymania systemu i usunięcie odwiecznego problemu wszystkich działów finansowych: “jak przenieść dane z mojego systemu do Excela? “.
  • Co najmniej kilkakrotnie niższe koszty wdrożenia w porównaniu do innych, gotowych systemów kontrolnych – ze względu na fakt, że wiele licencji potrzebnych do stworzenia rozwiązania znajdowało się już w posiadaniu Banku.
  • Solidny partner, Grupa Euvic, wyposażony w odpowiednią technologię i posiadający duże doświadczenie, gwarantował wykonanie prac zgodnie ze specyfikacjami i wymaganiami Banku. Do kluczowych czynników należało również elastyczne podejście Euvic do zmian w trakcie projektu i umiejętności komunikacyjnych w prowadzeniu całego projektu.

 

Przyjazny interfejs

Dzięki nowemu rozwiązaniu Microsoft Excel zyskał “nowe oblicze” – pracownicy odkryli, że znane narzędzie oferuje znacznie bogatszą funkcjonalność, niż początkowo sądzili. Co więcej, nowe możliwości obejmują nie tylko funkcje analityczne (eksploracja danych), ale także wsparcie pracy grupowej nad wspólnie stworzonym dokumentem, którym jest plan budżetowy. Dzięki nowemu systemowi zbierania i uzyskiwania dostępu do danych nie jest już konieczne pobieranie setek plików i raportów ze stosu wiadomości e-mail. Zamiast tego dane są dostępne z pojedynczej lokalizacji dla wszystkich uczestników procesu w wydajny i prosty sposób.

Zmniejszenie obciążenia pracowników

Po wdrożeniu systemu budżetowania i raportowania pracownicy działu kontroli Fortis Banku poświęcają mniej czasu na zaspokajanie potrzeb firmy w zakresie raportowania, modyfikacji już zdefiniowanych zestawów raportów i ich dystrybucji.

Usługi SQL Server 2000 Analysis Services zapewniają środowisko raportowania z określonym poziomem ochrony, buforowaniem, dystrybucją, dostępem i raportowaniem użycia. Zintegrowany zestaw narzędzi umożliwia personelowi działu Usług Informatycznych główne zarządzanie tworzeniem i dostarczaniem raportów.

Wdrożony system budżetowania i raportowania w Fortis Banku jest skalowalny – można być  rozszerzany wraz ze wzrostem Banku.

Excelerator®

Excelerator nie jest produktem licencjonowanym osobno w ścisłym tego słowa znaczeniu – jest dziełem Fild.NET, które umożliwia stworzenie hurtowni danych lub systemu analitycznego lub systemu wspierającego proces budżetowania przy użyciu wyłącznie powszechnie dostępnych technologii Microsoft: SQL Server 2000 lub 2005 z usługami (Analysis Services) i usługami Reporting Services do przetwarzania i analizy danych, pakiet Office – w szczególności elementy Office Web Components dla SharePoint dla zarzadzaniem    grupą produktów i informacjami.

 

powrót