Komunikacja, media i usługi


FileHold Systems powierza Euvicowi rozwój swojego sztandarowego produktu

FileHold Systems rozpoczął współpracę z Euvic na początku swojej działalności w 2005 roku. FileHold zatrudnił zespół projektowy Euvic do stworzenia swojego flagowego produktu, FileHold Document Management Software. Oprogramowanie okazało się sukcesem rynkowym i po 10 latach FileHold kontynuuje współpracę z Euvic, pracując teraz nad wersją 15 oprogramowania. W związku z relacją z Euvic, FileHold otrzymuje wysokiej jakości  produkt przy rozsądnym koszcie jego rozwoju.

Klient

FileHold Systems (www.filehold.com) to firma z siedzibą w Burnaby, w kanadyjskiej prowincji Kolumbia Brytyjska. Celem biznesowym firmy jest produkcja, sprzedaż i obsługa bogatego w funkcje, ale niedrogiego oprogramowania do zarządzania dokumentami. Oprogramowanie zostało pomyślnie sprzedane i zainstalowane w organizacjach administracji publicznej oraz średnich i dużych przedsiębiorstwach. Oprogramowanie FileHold umożliwia pracownikom korzystającym zarówno z komputerów stacjonarnych, jak i mobilnych przechowywanie i znajdowanie ważnych dokumentów, w tym wiadomości e-mail, przy jednoczesnym zachowaniu ścisłej kontroli wersji i zarządzania obiegiem dokumentów. FileHold to szybka ścieżka do “biura bez papieru”: po wyjęciu z pudełka jest ściśle zintegrowana z pakietem Microsoft Office i SharePoint i łatwo łączy się z innymi aplikacjami innych firm. Z oprogramowania korzysta obecnie ponad 17 000 użytkowników w ponad 300 firmach i instytucjach publicznych na całym świecie. Klientami są Departament Sprawiedliwości Stanów Zjednoczonych, Panasonic, BMW, University of Maine i GE Healthcare.

Początki

Rosnące wykorzystanie dokumentów cyfrowych / elektronicznych pozwala firmom zmniejszyć zużycie papieru i być może przyczynić się do ograniczenia niepotrzebnej eksploatacji naszych lasów. Dzięki przekształceniu dużej ilości dokumentów leżących w każdym rogu biura w informacje elektroniczne, organizacje mogą zaoszczędzić przestrzeń biurową i zmniejszyć wydatki. Ilość dokumentów i informacji zapisanych w postaci bitów i bajtów również rośnie bardzo szybko. Problem z rosnącą ilością danych elektronicznych to konieczność zarządzania przestrzenią dyskową i system, który będzie przechowywać te foldery elektroniczne, nadziewany cyfrową dokumentacją, bezpieczny, kontrolowany i możliwy do przeszukiwania. Jest to problem biznesowy, który rozwiązuje oprogramowanie FileHold.

Założyciele FileHold, Larry Oliver i dr Jacek Lipowski, świadomi rosnącego problemu przechowywania i zarządzania dokumentami elektronicznymi, mieli pomysł na biznes i produkt, aby rozwiązać ten problem. Chcieli rozwiązać problem, tworząc skuteczny, ale niedrogi program do cyfrowego zarządzania dokumentami, w tym obiegu dokumentów. Docelowym rynkiem byłyby firmy i instytucje, które chciałyby mieć kontrolę nad tymi informacjami i które szukały tej kategorii oprogramowania. Planowany sposób wprowadzania na rynek, a także dostarczanie i obsługa oprogramowania FileHold odbywałyby się za pośrednictwem technologii internetowych. Tak narodził się FileHold.

Nasza firma była start-upem, który sami finansowaliśmy, dlatego mieliśmy ograniczony budżet na zatrudnienie zespołu programistów i zbudowanie oprogramowania. Zdecydowaliśmy się skorzystać z outsourcingu IT.

Larry Oliver, President of FileHold

Dyrektor techniczny, Jacek Lipowski, polski emigrant mieszkający w Kanadzie, był odpowiedzialny za techniczne aspekty projektu i nadal miał rozległe kontakty w Polsce. Z tego powodu założyciele FileHold postanowili tam znaleźć partnera.

Wyzwanie

Wyzwanie polegało na znalezieniu partnera, który nie tylko byłby w stanie opracować oprogramowanie w sposób opłacalny, ale także zapewnić pomoc na wysokim poziomie architektury i zapewnić proces wysokiej jakości. Celem było utrzymywanie relacji z partnerem rozwojowym, który utrzymywałby się przez długi czas. Nowoczesne oprogramowanie, takie jak FileHold, wymaga ciągłego rozwoju, aby być na bieżąco z ciągle zmieniającymi się infrastrukturami IT i opracowywać nowe funkcje wymagane przez klientów. Z tego powodu bardzo ważne było zbudowanie wzajemnego zaufania i precyzyjne zdefiniowanie procesu współpracy i metodologii tworzenia oprogramowania.

Rozwiązanie

W 2005 roku, dzięki nieformalnym kontaktom Lipowskiego z czasów uniwersyteckich, FileHold skontaktował się z ówczesną młodą LGBS Polska (część Grupy Euvic). Jego zaufanie do kompetencji specjalistów z LGBS, wykształconych na Politechnice Śląskiej, gdzie Jacek Lipowski studiował i uzyskał doktorat, zachęciło FileHold do współpracy z nimi.

Jacek miał osobiste relacje z LGBS, znając i ufając im od czasów uniwersyteckich. Spotkaliśmy się z nimi i rozpoczęliśmy współpracę, angażując pracowników Euvic we wstępny projekt architektury naszego oprogramowania.

Larry Oliver, President of FileHold

W ciągu 18 miesięcy Euvic ukończył pierwszą wersję systemu, FileHold’06, używając takich technologii jak:

  • .NET Framework 2.0
  • ASP.NET
  • Usługi internetowe
  • Windows Forms
  • SQL Server 2008
  • SharePoint Server 2010

Jednocześnie FileHold budował swój program marketingowy i dokonał wstępnej sprzedaży oprogramowania dla zainteresowanych klientów. FileHold zbudował organizację sprzedaży i wsparcia, a po kilku latach sprzedawał od trzech do czterech nowych systemów miesięcznie. Klienci FileHold aktywnie wnieśli wkład w plan działania produktu, prowadząc do ciągłych ulepszeń i nowych znaczących funkcji takich, jak przegląd obiegu dokumentów elektronicznych i ich zatwierdzenia. Dzięki wsparciu rozwojowemu Euvic, nowe wydania pojawiły się w rocznych bazach obejmujących nowoczesne funkcje, takie jak pełne możliwości urządzenia mobilne.

Proces i narzędzia

Zespół Euvic zaangażowany w projektowanie i rozwijanie oprogramowania składa się z pięciu pracowników, w tym kierownika projektu, trzech programistów i testera. W różnych momentach, w zależności od zapotrzebowania, liczba członków zespołu maleje lub rośnie. Zespół współpracuje przy użyciu narzędzia do współpracy i rozwoju Microsoft Team Foundation Server i komunikuje się za pośrednictwem Skype. Sprawny rozwój oprogramowania jest wspierany przez dobrze określony proces rozwoju, który obejmuje kilka warstw ochrony IP i back-up.

Ustaliliśmy stałe dni w tygodniu, kiedy podczas polskiego wieczoru (początek dnia w Kanadzie) odbywa się telekonferencja między dwoma zespołami, wykorzystująca powszechnie uznany i rozpowszechniony porządek dnia. Jeśli jest kilka tematów, spotkanie może trwać do godz. 2:00 czasu polskiego. Jeśli jest mniej tematów, kończymy w mniej niż godzinę. Podczas tych spotkań dzielimy się informacjami i uczymy się od siebie nawzajem, co pozwala nam spełnić wymagania FileHold.

Wojciech Kosinski, Vice President at Euvic

FileHold jest odpowiedzialny za zdefiniowanie planu działania produktu i ściśle współpracuje z polskimi programistami w zakresie szczegółów i przygotowuje prototypy. Członkowie zespołu Euvic nie tylko budują funkcje określone przez FileHold, ale z czasem zaczęli wnosić własne pomysły – ich opinia na temat nowych funkcji jest wysoko ceniona przez FileHold.

Nie ma problemu z różnicami w strefie czasowej

Praca w różnych strefach czasowych nigdy nie była problemem w naszych relacjach z Euvic. W rzeczywistości okazało się, że czasami jest to korzystne. Praca wykonana przez zespół  Euvic’a w Polsce jest dostarczana na początku dnia roboczego, dając nam czas na przetestowanie budowy i przekazanie komentarzy do Euvic’a na koniec dnia roboczego. Następnie, w następnym dniu roboczym w Polsce, Euvic jest w stanie wprowadzić nasze zmiany. Dlatego przez większość czasu pracujemy relatywnie niezależnie, ale kiedy zachodzi potrzeba porozmawiać w czasie rzeczywistym, zawsze są dostępni.

Larry Oliver

Posiadanie zespołu w Polsce pomogło również firmie FileHold zwiększyć czas pracy na obsługę klienta. Klienci obsługiwani są przede wszystkim  przez FileHold Canada, ale zespół Euvic wspiera ją niekiedy, zapewniając obsługę klienta dla klientów z Europy i czasami (po zakończeniu działalności w Kanadzie) z Azji.

Stabilny i elastyczny zespół

Euvic okazał się bardzo elastycznym partnerem, który jest w stanie dostosować się do zmieniających się potrzeb FileHold. W pewnym momencie FileHold zdecydował rozszerzyć zakres swojej oferty o usługi wsparcia rozwoju dla jednego ze swoich klientów. Zgodnie ze swoimi potrzebami, Euvic zwiększył liczbę pracowników pracujących dla FileHold i kiedy większa liczba programistów nie była już potrzebna, ponownie zoptymalizował zespół.

W ciągu 10 lat relacji biznesowych zespół projektowy Euvic posiadał 18 różnych członków, ale była tylko jedna zmiana w kluczowej pozycji kierownika projektu.

 

Nasz zespół programistów jest bardzo stabilny. Jest kilka nowych twarzy, co jest naturalne, ale są też ludzie, którzy są z nami od bardzo dawna. Obroty personelu były minimalne, a gdy dochodzi do rotacji, mamy możliwość przeprowadzenia wywiadu z naszymi nowymi członkami zespołu, aby poznać ich zanim zaczną dla nas pracować. To jest jak posiadanie własnego zespołu programistów.

Larry Oliver

W tej chwili Euvic wraz z FileHold przygotowuje 15- tą wersję systemu FileHold. Zostanie uruchomiony późną jesienią tego roku.

Korzyści biznesowe

Około 50 % niższe koszty rozwoju

W Polsce jest około 50 % tańsze zatrudnienie programisty niż w USA czy Kanadzie. FileHold, będąc start-upem, miał ograniczony budżet i dostrzegł  możliwość zarządzania kosztami rozwoju systemu. Równie ważne jest to, że relacja umożliwia FileHold uruchomienie zespołu programistycznego w elastyczny i płynny sposób.

Dostęp do najlepszych specjalistów

Dla FileHold kolejną zaletą relacji z Euvic jest możliwość współpracy z dużą liczbą specjalistów posiadającymi wiele różnych umiejętności. FileHold może wnieść wszelkie wyzwania technologiczne do Euvic i zawsze istnieje członek zespołu, który spełni oczekiwania związane z rozwojem projektu. Euvic ma szeroką i zróżnicowaną grupę doświadczonych pracowników i konsultantów, którzy są w stanie spełnić oczekiwania FileHold.

Ulga od pracy administracyjnej

Euvic zajmuje się całym procesem rekrutacji i zasobów ludzkich, a także zapewnia niezbędną infrastrukturę techniczną dla zespołu programistów. Według FileHold, nie ma potrzeby podróżowania do Polski w celu zarządzania zespołem, wszystko odbywa się zdalnie, a relacja opiera się na wzajemnym zaufaniu. W rzadkich przypadkach kierownictwo Euvic odwiedza biura FileHold, a menedżerowie techniczni FileHold odwiedzają Euvic. Te wizyty nie są spowodowane żadnymi problemami, ale po prostu odwiedzają się osobiście lub pracują nad złożonymi tematami, kiedy najlepiej mogą być wykonane w swiecie rzeczywistym.

Możliwość skoncentrowania się na nowych klientach

Przekazanie swojego oprogramowania do Euvic pozwoliło FileHold zaoszczędzić pieniądze, czas i energię związaną z rozwojem produktu, kontrolą jakości i wsparciem technicznym. Pracując razem, cele jakości oprogramowania i terminy rozwoju są spełnione bez FileHold, który musi martwić się o obsadę zespołu ds. rozwoju produktu. Głównym celem kanadyjskiej siedziby FileHold jest projektowanie produktów, marketing, sprzedaż i obsługa klienta. Obecni użytkownicy oprogramowania wchodzą w skład kilku prestiżowych agencji amerykańskiego rządu.

Poświadczenie

Mamy bardzo zaufaną i całkowicie zadowalającą relację z Euvic. Przez 10 lat naszej wspólnej pracy okazali się lojalnym i elastycznym partnerem, łatwym do współpracy i zapewniającym bardzo wysokiej jakości usługi programistyczne. Doceniam fakt, że nasz zespół programistów był bardzo stabilny przez te 10 lat. Kiedy nadchodziły zmiany, były wprowadzane  bardzo powoli i zawsze mieliśmy okazję przeprowadzić wywiad i wybrać naszych nowych członków zespołu. To tak jakby mieć własny zespół programistów, ale bez ciężaru biurowego i infrastruktury IT.

Larry Oliver, President of FileHold Systems Inc.

 

powrót